در زمان شیوع ویروس کرونا از چه سیستم کنفرانسی برای سازمان ها استفاده کنیم؟

یکی از نیازمندی های امروز شرکت ها و سازمان ها بعد از شیوع ویروس کرونا و عدم امکان جلسات فیزیکی، استفاده از یک سیستم کنفرانس سازمانی مخصوص و مناسب آن شرکت می باشد در مقاله زیر ویژگی های یک سیستم کنفرانس مناسب یک شرکت و سازمان بزرگ و کوچک بیان می گردد

• تحت وب بودن سیستم وب کنفرانس

یکی از مهمترین ویژگی های یک سیستم وب کنفرانس مناس تحت وب بودن آن است، زیرا در محیط های کاری و سازمانی استفاده از روش های ساده ،  سریع و  آسان که از هر نوع پلتفرمی پشتیبانی کند بسیار حائز اهمیت می باشد ، یکی از مشکلات سیستم های کنفرانسی که امروز ارایه می گردد عدم تحت وب بودن آن ها می باشد ،  بنابراین در اولین گام برای انتخاب محصول وب کنفرانس حتما قابلیت تحت وب بودن و پشتیبانی از SSL بسیار مهم و حائز اهمیت می باشد

• پشتیبانی مستقیم از سیستم های کدک بدون هیچ نرم افزار واسط

یکی از مواردی که در محیط های کاری و سازمانی بسیار مورد استفاده قرار میگیرد استفاده از دوربین های مخصوص وب کنفرانس می باشد که در بازار ایران به دوربین های وب کنفرانس کدک دار معروف می باشد و برند های مختلفی برای ارایه این محصولات وجود دارد اما موضوغ مهم دیگری که قبل از انتخاب یک سیستم کنفرانس باید در نظر گرفت امکان پشتیبانی مسقیم نرم افزار کنفرانس از دوربین های کدک وب کنفرانس می باشد که بسیاری از سازمان ها هنگام تهیه محصولات کنفرانس از این موضوغ قافل می شوند

• امکان اتصال تماس تلفنی یک کاربر به جلسه کنفرانس آنلاین

در محیط های کاری و بیزینسی ممکن است بعضی افراد شرکت کننده در جلسه امکان دسترسی به اینترنت را نداشته یا در شرایط خاصی باشند که ارتباط اینترنت آن ها ضعیف باشد اما افراد دیگر به صورت تصویری و صوتی به جلسه آنلاین کنفرانس متصل شده باشند ، لذا وجود سیستمی که از پروتکل SIP پشتیبانی نموده و امکان اتصال یک کاربر به جلسه آنلاین کنفرانس را بدون اینترنت تنها با تماس به شماره مخصوص سامانه وب کنفرانس از طریق وارد کردن شماره اتاق و رمز اتاق وجود داشته باشد. در این روش کاربر تنها با تماس تلفنی و بدون بستر اینترنت به جلسه کنفرانس آنلاین اعضا متصل خواهد شد

• پشتیبانی از پخش زنده سازمانی

یکی از قابلیت های یک سیستم کنفرانس خوب امکان پخش یک طرفه زنده سازمانی برای کاربران می باشد و برای سازمان های با تعداد افراد بالا برای ارایه یک سخنرانی یک طرفه که کاربران مانند تلویزیون امکان مشاهده تصویر و صدا یک طرفه را دارا باشند، از دیگر قابلیت های یک سیستم کنفرانس مناسب می باشد

• شناسایی نیاز سیستم کنفرانس برای آموزش یا جلسات

قبا از خرید و تهیه یک سیستم کنفرانس می بایست به این سوال پاسخ داده شود که آیا این سیستم مختص جلسات سازمانی می باشد یا برای محیط آموزشی مورد استفاده قرار می گیرد بدیهی است پشتیبانی از قابلیت وبینار ، پرزنتیشن پاور پوینت ، تخته وایت بورد مجازی ، امکان چت و ویس دانشجو ، امکان تبادل فایل های اشتراکی از نیاز های یک سیستم کنفرانس آموزشی می باشد که با سیستم کنفرانس مخصوص جلسات متفاوت است ، این موضوع باید در نظر گرفته شود که سیستم کنفرانس محیط آموزشی با سیستم کنفرانس مختص جلسات کاری و بیزینسی بسیار متفاوت بود و قبل از خرید می بایست نیاز های آن سازمان شناسایی دقیق گردد

• سیستم کنفرانس درون سازمانی یا ابری (Cloud )

برای شرکت های کوچک با تعداد زیر ۲۰ کاربر استفاده از یک سیستم کنفرانس ابری یا کلاد بیس پیشنهاد می گردد که می بایست دارای قابلیت های اشاره شده در بالا باشد اما برای سازمان های بزرگ سیستم کنفرانس می بایست درون سازمانی بوده و کلیه جلسات مهم سازمانی در سرور های داخلی سازمان برگزار گردد، لذا برای سازمان های بزرگ به دلایل امنیتی و امکان درز نمودن اطلاعات جلسات سازمانی استفاده از سیستم های کنفرانس ابری به هیچ وجه توصیه نمی گردد، همچنین سیستم کنفرانس درون سازمانی می بایست دارای یک سامانه فارسی بوده و کاربران درخواست جلسات خود را در سامانهدر خواست نموده و سامانه مذکور به صورت اتوماتیک جلسات درخواستی را در تاریخ و ساعت درخواستی برای کاربران ایجاد و رمز ورود به جلسه برای افراد شرکت کننده در اتاق کنفرانس اس ام اس یا ایمیل گردد

• پشتیبانی از رمز یکبار مصرف

برای محیط های سازمانی استفاده از رمز یکبار مصرف در سامانه وب کنفرانس بسیار دارای اهمیت امنیتی بالایی می باشد که سامانه وب کنفرانس مذکور می بایست از این قابلیت پشتیبانی نماید

• پشتیبانی از پهنای باند کم

یک سیستم کنفرانس مناسب می بایست از پهنای باند کمی برای اتصال به سامانه بین کاربر و سامانه کنفرانس استفاده نماید تا با حداقل پهنای باند جلسات آنلاین برگزار گردد ، این قابلیت باعث افزایش چشمگیر کیفیت جلسات آنلاین کنفرانس می گردد، حداکثر پهنای باند پیشنهادی هر کاربر ۵۱۲ کیلوبیت پیشنهاد می گردد که پهنای باند های کمتر قطعا اولویت بالاتری خواهند داشت.

• پشتیبانی از تعداد کاربر بالا

یک سیستم کنفرانس آنلاین مناسب می بایست از تعداد کاربر بالا مانند ۲۰۰۰ تا ۳۰۰۰ کاربر پشتیبانی نماید تا برای محیط هایی که تعداد جلسات آنلاین و همزمان آن ها زیاد می باشد مورد استفاده قرار گیرد، موارد اشاره شده از ویژگی های مهم یک سیستم کنفرانس آنلاین می باشد

من رامین مصطفوی هستم ، متخصص و مشاور در حوزه های ارتباطات و شبکه های کامپیوتری ، و آماده ارایه مشاوره در زمینه جدید ترین سیستم های کنفرانس که در مقاله اشاره نمودم به سازمان های بزرک و کوچک هستم تا کمک کوچکی به کسب و کار ها در این شرایط بحرانی ناشی از شیوع ویروس کرونا کرده باشم.